Amnestygruppens hantering av pengar

Här hittar du all möjlig information om konton, kassabok, bokföring och allt annat som kan tänka sig vara extra viktig för en grupps kassör att ha koll på.

Bokföring

Alla grupper ska ha en kassör (redovisningsgrupper) eller en kassaansvarig (sektionsgrupper) som tar hand om gruppens ekonomi. Kassören/kassaansvarig ansvarar för:
1. Att bokföra gruppens kostnader och se till att det finns verifikationer (kvitton) på alla utlägg. Observera att kostnader endast bör ersättas mot originalkvitton, inte kopior!
2. Att bokföra gruppens intäkter. Gruppens egna insamlingar dokumenterar man genom att skriva ett eget "kvitto" som undertecknas av kassören och den som ansvarat för insamlingen, t.ex. "Insamling på Stortorget den 9/9 2003: 564 kronor" .
3. Sammanställa en ekonomisk årsrapport för föregående år, i enlighet med de instruktioner som skickas ut i Insats i december.
4. Se till att gruppens revisor får tillgång till bokföringen och den ekonomiska årsrapporten, så att han/hon kan genomföra sin revision (gäller endast redovisningsgrupper).

Amnestys kassabok

På medlemssidorna finns en lättanvänd kassabok som vi rekommenderar alla grupper att använda (även sektionsgrupper). Gruppen registrerar sig som användare och får ett eget användarnamn och lösenord. Därefter lägger man in uppgifter om alla kostnader och intäkter, och när året är slut är det bara att skriva ut en rapport som blir gruppens ekonomiska årsrapport.

I anslutning till kassaboken finns en handledning som förklarar hur den ska användas, men i allt väsentligt är den självförklarande.

Konton

Vi rekommenderar alla redovisningsgrupper att öppna ett konto i gruppens namn, t.ex. kan ni använda Swedbanks företagskonto. Kontot knyts till gruppen, som sedan själv väljer vem som ska vara firmatecknare och disponera kontot. Kontot är gratis och sköts enkelt via internet med hjälp av en s.k. säkerhetsdosa. Uttag och insättningar är obegränsade och kostnadsfria.

För att öppna kontot behöver ni följande:
- Gruppens stadgar.
- Ett justerat protokoll där det framgår vem som är kassör för gruppen. Kassören måste vara över 18 år och det är lämpligt att skriva ut personnumret i protokollet. Dessutom ska ni uttryckligen skriva: "Kassören är gruppens firmatecknare och ges i uppgift att öppna ett Företagskonto i Swedbank för gruppens räkning." I protokollet ska det även framgå vilka som var närvarande under mötet.

Kassören tar med sig stadgarna och en kopia av mötesprotokollet och öppnar kontot på det lokala bankkontoret. Kontot ska öppnas i namnet: Amnesty International, gruppnummer, ort [Amnesty International, grupp 77, Malmö]. Ni ska inte ange något organisationsnummer.

Om ni inte har någon medlem som är över 18 år i gruppen, så rekommenderar vi att ni utser en informell kassör inom gruppen, men låter någon av dennes föräldrar fungera som formell kassör och sköta gruppens konto. Ett annat alternativ är att ni sköter er ekonomi tillsammans med någon annan grupp.

Att byta kassör

Allt ni behöver göra är att gå till banken med ett justerat protokoll där det framgår vem som valts till kassör. Personen måste vara över 18 år och personnumret ska skrivas ut i protokollet. Dessutom ska ni uttryckligen skriva: "Kassören är gruppens firmatecknare och ges i uppgift att disponera gruppens företagskonto i Swedbank." Den nya kassören tar med sig en kopia av protokollet till bankkontoret och gör ändringen i kassan. När ni byter kassör byter ni också säkerhetsdosa. Den tidigare kassörens säkerhetsdosa måste alltså tas med till banken när ni registrerar kassörsbytet.

Överföringar till sektionen

Det går inte att göra traditionella betalningar via kontot med mindre än att man lägger till extrafunktioner som kostar pengar. Vi tror dock inte att detta ska behöva innebära några större problem, då merparten av alla grupper gör de flesta av sina betalningar till sektionen. Dessa kan istället göras via överföringar till sektionens konto i Swedbank:
Clearingnummer: 8327-9
Kontonummer: 23.143.610-6
I samband med överföringar kan man lämna meddelanden på högst tio tecken. Det är därför viktigt att ni följer nedanstående instruktioner.

Alla överföringar ska inledas med en angivelse (utan mellanslag) om vilken grupp eller vilket distrikt som gör inbetalningen.
* Grupper anger G, gruppnummer, t.ex. G57
* Ungdomsgrupper anger U, gruppnummer, t.ex. U36
* Distrikt anger D, distriktsnummer, t.ex. D17

1. Om ni skickar gåvor till sektionen behöver ni inte ange något annat än ert gruppnummer
2. Om ni betalar för material anger ni gruppnummer + MATR
3. Om ni betalar fakturor anger ni gruppnummer + fakturanummer
4. Om ni betalar anmälningsavgifter till utbildningar eller möten anger ni gruppnummer + delprogramnummer/utbildningskod (framgår av inbjudan)

Om ni är osäkra på vilken kod ni ska använda går det bra att enbart ange gruppnummer, och sedan meddela vad betalningen gäller via e-post till ekonomi@amnesty.se. Glöm inte att ange vilket datum betalningen gjordes.

Bankgiro och internetbanken

Det finns möjlighet att knyta avgiftsbelagda funktioner till kontot:
- För 250 kr per år kan ni knyta ert konto till bankgirot. Detta ger er dock endast rätt att ta emot bankgirobetalningar. För en grupp med många bidragsgivare kan det vara värt att ta den kostnaden för att underlätta för era bidragsgivare att stödja er.
- För 500 kr per år kan ni knyta kontot till internetbankens betalningsfunktion, vilket gör att ni även kan göra vanliga postgiro- och bankgirobetalningar. De flesta grupper gör dock ganska få betalningar per år och borde klara sig utan denna funktion.