Formella regler

Alla organisationer måste uppfylla vissa formella krav för att säkerställa att verksamheten sköts demokratiskt och att det finns en fungerande granskning och ansvarsutkrävande. Detta ska inte behöva vara särskilt tidskrävande och - framför allt - ska det inte behöva innebära att arbetet som sådant känns byråkratiskt, formellt eller tråkigt.

Här är en kortfattad sammanfattning av de formella krav som ställs på Amnestys grupper. Om något skulle vara oklart, kontakta Caroline Selander (08-729 02 32) på sekretariatet.

1. Redovisningsgrupp eller sektionsgrupp?

Inom Amnesty kan grupper välja att organisera sig på två olika sätt - som redovisningsgrupper eller sektionsgrupper. Valet av gruppbeteckning påverkar vilka formella krav som ställs på gruppen.

Redovisningsgrupper
En redovisningsgrupp är i formell mening en egen förening, med sina egna stadgar och sin egen styrelse. Att gruppen är en egen förening innebär också att den kan teckna avtal och äga egendom, t.ex. skriva under ett hyreskontrakt. Dessa grupper har rätt att samla in pengar till sin egen verksamhet och kan förfoga över egna konton.

Sektionsgrupper
En sektionsgrupp är i formell mening inte en egen förening, utan en del av den svenska sektionen av Amnesty. Dessa grupper har därför inte egna stadgar eler styrelser. Om gruppen vill hyra en lokal är det i formell mening den enskilda gruppmedlem som undertecknar hyreskontraktet som bär det juridiska ansvaret. Sektionsgrupper finansieras via bidrag från Amnesty och får inte samla in pengar till sin egen verksamhet (men väl till svenska sektionen).

Anmälan om gruppstatus

Läs vidare nedan om de formella krav som ställs på gruppen, beroende på vilket av alternativen ni väljer.

Redovisningsgrupper

2. Stadgar för redovisningsgrupper

Alla redovisningsgrupper ska anta sektionens standardstadgar för grupper. Stadgarna är utformade i syfte att vara så okomplicerade som möjligt. Enligt § 10 kan gruppen göra förtydliganden eller tillägg till stadgarna. Dessa får dock inte stå i strid med den ursprungliga texten.
Stadgar för redovisningsgrupper

3. Val av styrelse

I enlighet med stadgarna ska gruppen utse en styrelse, bestående av en ordförande (som även fungerar som gruppens kontaktperson), en kassör* och ytterligare minst en ledamot. Mandattiden är ett år. Gruppen kan enkelt förändra styrelsens sammansättning genom att hålla ett extra medlemsmöte, vilket kan göras med bara en veckas varsel (se § 5 i stadgarna). I samband med valet av styrelse ska gruppen även välja en revisor.

* Kassören måste ha fyllt 18 år. Om ingen i gruppen har fyllt 18 år rekommenderar vi att ni utser en "informell" kassör, som sköter det praktiska arbetet, och att någon av dennes föräldrar väljs till kassör i formell mening.

4. Underlicensavtal avseende Amnestys varumärken

Amnestys namn och varumärken ägs i juridisk mening av Amnesty International Ltd i London, som via licensavtal ger de nationella sektionerna rätt att använda dem. Alla redovisningsgrupper måste därför skriva under ett s.k. underlicensavtal för att få använda varumärket. Avtalet är en ren formalitet, och innebär bland annat att gruppen inte får överlåta rätten att använda Amnestys varumärke till någon annan eller att använda Amnestys namn i sammanhang som kan skada vårt anseende.
Underlicensavtal avseende varumärken

5. Bokföring och ekonomisk årsrapport

Gruppen har rätt att samla in pengar till sin egen verksamhet. Alla intäkter och kostnader ska bokföras, och gruppen ska sammanställa en ekonomisk årsrapport som skickas till sekretariatet senast den 15 februari. Vi rekommenderar alla grupper att sköta sin bokföring via Amnestys kassabok på medlemssidorna. Grupper som planerar större projekt eller aktiviteter kan även ansöka om aktivitetsbidrag från sektionen.
Amnestys kassabok
Mall för ekonomisk årsrapport
Aktivitetsbidrag

6. Verksamhetsberättelse

Gruppen ska varje år skriva en verksamhetsberättelse. Instruktioner kring detta skickas ut i Insats i december. Rapporterna ska skickas till sekretariatet senast den 15 februari.

7. Revision

Inför gruppens årsmöte ska gruppens revisor granska bokföringen och den ekonomiska årsrapporten.

8. Gruppens årsmöte

Senast den 31 mars ska gruppen hålla årsmöte. Detta är ett formellt möte som syftar till att stämma av och avsluta det föregående årets arbete. Innan mötet kan hållas ska gruppen sammanställa en verksamhetsberättelse och en ekonomisk årsrapport, och gruppens revisor ska ha hunnit granska bokföringen och skriva en revisionsberättelse. Under årsmötet ska följande punkter tas upp:
1. Genomgång av gruppens verksamhetsberättelse och ekonomiska årsrapport.
2. Genomgång av revisionsberättelsen
3. Fråga om ansvarsfrihet för gruppens styrelse.
4. Val av gruppsekreterare, kassör och revisor
5. Val av firmatecknare
Förklaring av formella begrepp

Sektionsgrupper

2. Gruppsekreterare, kassaansvarig och revisor

Gruppen ska utse en gruppsekreterare (kontaktperson) och en kassaansvarig som ansvarar för gruppens pengar. Gruppen ska även utse en revisor.

3. Insamling av pengar / ansökan om verksamhetsbidrag

Precis som redovisningsgrupper kan och bör sektionsgrupper arbeta med insamling. Eftersom deras ekonomi inte redovisas får de dock inte bedriva insamling till sin egen verksamhet, utan pengarna måste slussas vidare till svenska sektionen sektionen. Arbetet finansieras istället via verksamhetsbidrag från sektionen. Bidraget är på 2 000 kronor, och gruppens kostnader får inte överstiga det beloppet under ett verksamhetsår enligt sektionens revisorer. Grupper som planerar större projekt eller aktiviteter kan även ansöka om aktivitetsbidrag från sektionen.
Ansökan om verksamhetsbidrag
Ansökan om aktivitetsbidrag

4. Bokföring och intern redovisning

Alla kostnader ska bokföras. Gruppens kassaansvarig ska sammanställa en ekonomisk årsrapport som redovisas internt inom gruppen senast den 15 februari. Vi rekommenderar alla grupper att använda Amnestys kassabok på medlemssidorna. Eftersom gruppen i formell mening inte är en egen förening kan den inte ha ett konto i gruppens namn.
Mall för ekonomisk årsrapport

5. Verksamhetsberättelse